Wie Unternehmen abfallwirtschaftliche Prozesse entschlacken können

Die Prozesse der Abfallwirtschaft werden von hohem bürokratischem Aufwand aufgrund zunehmender Rechtsvorschriften belastet. Viele Unternehmen kämpfen mit unterschiedlichen Software-Lösungen und einer Vielzahl an digitalen Schnittstellen. Gleichzeitig werden Aufträge sogar noch manuell bearbeitet – Fehler sind dabei oft kaum zu vermeiden.

Die Vereinfachung der Prozesse überall dort wo mehrere Beteiligte zusammenarbeiten, das verbirgt sich hinter dem Begriff „Abfallwirtschaft 4.0“. Nachfolgend gebe ich fünf Tipps, wie Erzeuger, Beförderer, Entsorger, Makler und Händler von Wertstoffen effizient digital zusammenarbeiten können.

1. Vermeiden Sie Medienbrüche

Viele Unternehmen wickeln zwar schon Teilprozesse elektronisch ab, nutzen zur Ausführung vieler Arbeitsschritte aber trotzdem noch Papier, Telefon und Excel. So werden Formulare und Rechnungen am PC erstellt, aber anschließend für den Versand oder zum Ausfüllen noch ausgedruckt. Aufträge gehen telefonisch ein und müssen mühsam von Hand in digitale Systeme eingegeben werden. Jeder dieser Medienbrüche verursacht unnötigen Aufwand und verschwendet wertvolle Arbeitszeit. Dabei fallen Druck- und Papierkosten an, die sich vermeiden lassen, was nicht zuletzt den CO2-Ausstoß reduziert. Zudem birgt jede Unterbrechung in der digitalen Datenweitergabe ein erhöhtes Risiko für Übertragungsfehler. Das kann, gerade bei Formularen für den Transport von gefährlichen Abfallstoffen, gravierende Folgen haben. Denn schon ein kleiner Tippfehler kann hohe Strafzahlungen nach sich ziehen. Mit durchgängigen elektronischen Prozessen können Sie die Fehleranfälligkeit deutlich reduzieren: Daten müssen nur einmal erfasst werden und können beim Empfänger direkt und automatisch in dessen Systeme einfließen. So profitieren alle Beteiligten von mehr Komfort und Produktivität.

2. Geben Sie Daten dort ein, wo sie anfallen

Ob der Kunde, der eine Anfrage stellt, der Entsorger, der den Auftrag annimmt, oder der Lieferant, der ein Formular abzeichnet: Im Abfallentsorgungsprozess sind viele Parteien involviert. Dabei fällt eine Fülle an Informationen an. Sorgen Sie dafür, dass jeder Beteiligte seine Daten direkt dort eingibt, wo sie entstehen. So vermeiden Sie doppelten Aufwand: Was der Kunde bereits selbst im System erfasst hat, müssen Ihre Mitarbeiter später nicht noch einmal abtippen. Eine zentrale Plattform mit intuitiver Benutzeroberfläche, auf die alle Beteiligten per App oder Webbrowser zugreifen können, macht die Abwicklung schnell und komfortabel für alle Beteiligten. Wenn Sie die relevanten Daten sofort für Berechtigte zugänglich machen, haben Sie den Gesamtprozess stets im Blick und erhöhen die Transparenz. So sehen Sie und Ihre Kunden jederzeit, in welchem Stadium sich ein Verfahren befindet. Sie behalten Vertrieb, Auftrag, Transport, Rechnung und Auswertung stets im Auge.

3. Keine halben Sachen bei der E-Rechnung

Die elektronische Rechnung ist vor allem in der Abfallwirtschaft alles andere als ein Hype, sondern eine dringende Notwendigkeit. Viele Unternehmen versenden derzeit pro Monat 5.000 bis 10.000 Rechnungen. Die bevorstehende Umstellung des Versandes von Papier auf den elektronischen Weg bringt alleine bei den Portokosten eine sehr große Ersparnis. Doch es gilt die Rechnungen so weit wie möglich umzustellen, machen Sie keine halben Sachen. Im schlechtesten Fall riskieren Sie, dass zwei unterschiedliche Verfahren im Unternehmen existieren. Doch es gibt innovative Lösungen, die sich komplett in den Betriebsablauf integrieren lassen. Suchen Sie nach einem Komplettservice, der die gesamte Kommunikation digitalisiert. Nur wenn mittelfristig die Papierrechnungen ganz verschwinden profitieren Sie maximal von der Umstellung.

4. Nutzen Sie ein integriertes Serviceportal

Eine gute Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden ist essenziell für Unternehmen in der Abfallwirtschaft. Durch zuvorkommenden Service, zeitnahe Abholung und reibungslose Abläufe sichern Sie sich einen Wettbewerbsvorteil. Jedes Telefonat und jede E-Mail aber kostet Zeit, die heute Mangelware ist. Einfacher und schneller kann die Kommunikation über ein integriertes Serviceportal abgewickelt werden. Hier können Sie relevante Informationen und Dokumente bereitstellen und für definierte Benutzer oder Benutzergruppen freigeben. Mitteilungen werden nicht mehr von einer Person an die andere verschickt, sondern in einem zentralen System verfügbar gemacht. Berechtigte haben dadurch unmittelbar, jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf aktuelle und für sie bestimmte Informationen. Dokumente sind immer auf dem neuesten Stand – und alle Betroffenen haben denselben Wissensstand. Durch lückenlose Informationen vermeiden Sie Missverständnisse und zeitraubende Rückfragen. Sie schaffen mehr Transparenz, erhöhen Ihre Servicequalität und arbeiten kosteneffizienter.

5. Reduzieren Sie Schnittstellen

Je mehr verschiedene Applikationen Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, desto höher der IT-Aufwand. Denn jedes Programm muss auf dem neuesten Stand gehalten und gewartet werden. Häufig arbeiten Tools zudem nicht reibungslos zusammen oder haben ihre individuellen Anforderungen. Mit einer einheitlichen Schnittstelle zwischen den Softwarelösungen können Sie den Aufwand deutlich reduzieren. Das gelingt mit einer zentralen Datendrehscheibe, über die dann alle bestehenden Programme Zugriff haben.  Das bietet nach außen hin viele Vorteile und Sie müssen Ihre bewährte Software nicht austauschen. Denn in der Abfallwirtschaft haben es Erzeuger und Entsorger mit ungefähr 50 verschiedenen Schnittstellen zu tun. All diese Schnittstellen zu kennen und zu bedienen, ist sehr schwierig. Die Datendrehscheibe reduziert den Aufwand und fungiert als Zwischenebene. Sie bedient alle Schnittstellen nach außen mit den passenden Formaten – egal ob man die Daten als Excel-Tabelle oder in anderer Form übergibt. Das Unternehmen muss in Zukunft nur noch die klar dokumentierte Schnittstelle zur Datendrehscheibe pflegen.

Wie Industrie 4.0 in der Abfallwirtschaft Einzug hält

Was in anderen Branchen mit Industrie 4.0 schon vielerorts Wirklichkeit geworden ist, hilft auch den Beteiligten in der Abfallwirtschaft. Wenn die Unternehmen es schaffen, die täglich anfallenden Prozesse der Entsorgungsbranche zu vereinfachen, können Sie daraus unmittelbaren Nutzen ziehen. Sie erhalten eine messbare Zeitersparnis, einen Produktivitätsgewinn sowie Rechtssicherheit für Ihre Prozesse.